1、发布通知：学科片确定评委、报告日期及时间后，学术秘书需预约会议室，下载统一格式的通知模板并填写本学科片具体情况（附件8），到研究生部盖章后发布到各公告栏（报销评审费时需附报告通知）。请同时将时间地点通知到各评委。

2、收集表格：于报告前收集研究生的《开题/进展报告》（附件1或3）及导师签字后的《登记表》（附件2或4）备用。

3、分发评价参考标准及评审票：报告前为每位评委分发评价参考标准（附件5）及填写研究生姓名的评审票（附件6）。

4、发放评审费用：请下载统一格式的评审费领取签字单（附件7），按要求准备各评委的评审费（评审费标准参照国天（总）发字【2008】27号文件执行），发放时请外单位评委填写身份证号码（台内人员可不填）。

5、记录问题：报告人结束报告后，评委提问及报告人回答问题阶段，请记录。

6、《登记表》评委签字：可提前打印一张登记表第五页，请评委签字，此页可复印至各研究生登记表。

7、订餐工作：餐费标准遵照财务文件要求。

8、后续工作：报告结束，完成《登记表》中的问题、意见、考核结果补登工作，并请考核小组组长签字；全部文件汇总后完成网络系统操作并于2011年1月21日前交研究生部，同时可提供评审费签字单及开题进展通知到研究生部出财务报销单。